¿Cómo generar los archivos de débitos?

Los débitos bancarios son la forma más simple de gestionar la cobranzas de las cuotas de tu institución. Te mostramos paso a paso cómo generar los archivos para intercambiar con el banco.

Es este artículo te explicamos cómo funcionan los débitos bancarios. Ahora que ya lo sabes, te mostramos cómo gestionar el intercambio de información con el banco.

Vista Previa de los débitos

Pantalla de Vista previa de los débitos

Mediante la opción del menú Débitos –> Vista previa podes ingresar una fecha y verás a continuación un detalle de todas las cuotas que se enviarán a debitar, de acuerdo a la configuración vigente del sistema. Es importante controlar que no falte nada.

Si revisaste los débitos que se generarán, podes continuar al siguiente paso, que es la generación de los archivos de intercambio.

Tip: Recordá que se enviarán a debitar todas las cuotas vencidas impagas a la fecha que ingresaste.

Generación de Archivos

Mediante la opción del menú Débitos -> Generación de Débitos podrás ver esta pantalla.  Allí podrás seleccionar el tipo de débitos (Propios o de Otros bancos) y las fechas de vencimiento de las cuotas.

Fechas de vencimiento

La fecha de Vencimiento es el día en que solicitas que se debite la cuota al socio de su cuenta. Es importante que esta fecha sea un día hábil. De lo contrario, te rechazarán el archivo.

Para cuentas propias se podrán ingresar hasta 3 vencimientos: Es decir, la cuota se intentará debitar en el 1er vencimiento. Si la cuenta no posee fondos, se intentará debitar nuevamente en el segundo vencimiento y así. De no poder debitarse la cuota, se informará por email al socio y si no abona por secretaría durante el mes, ésta cuota vencida e impaga se intentará debitar nuevamente el mes próximo.

Para cuentas de otros bancos se podrá ingresar un único vencimiento. De querer hacer varios intentos de débitos, se deberán generar varios archivos de débitos de otros bancos.

Importante: Recordá que las fechas de vencimiento deben ser días hábiles bancarios.

Descarga de archivos generados

Una vez seleccionado el tipo, periodo y fechas de vencimiento podrás hacer click en el botón de la lupa y ver los débitos que se generarán, o bien hacer click en el botón de descarga para generar el archivo y descargarlo en tu equipo.

Los archivos descargados estarán en texto plano y se deberán encriptar antes de enviarlos al banco.

Tip: Se recomienda crear una carpeta por cada mes y descargar allí los archivos generados. Por ejemplo, si estoy creando los débitos del mes de Julio de 2021, creo la carpeta débitos julio 2021 y guardaremos allí adentro los archivos descargados, que procederemos a encriptar para poder ser enviados al banco.

Encriptación de Archivos

Interface del Aplicativo Encriptador, provisto por el banco

El banco provee un aplicativo para encriptar los archivos de débitos. Para encriptar los archivos:

Pantalla del Encriptado

1. Abrir el aplicativo de encriptación.
2. Como origen, seleccionar el archivo recientemente descargado de SIGCLU y que, de seguir con el ejemplo, se encuentra dentro de la carpeta débitos julio 2021.
3. Como destino, seleccionar la carpeta donde queremos que se guarden los archivos encriptado. Preferentemente la misma carpeta débitos julio 2021.
4. En clave, poner una clave cualquiera, no importa cual, pero que contenga el menos 8 caracteres.
5. Repetir la clave.
6. Hacer click en el botón Encriptar.

Se mostrará un mensaje de confirmación de que el proceso ha finalizado con éxito.

Archivos generados

Por cada archivo encriptado, se generarán otros 3 archivos que detallamos a continuación.

Si el archivo generado se llamara DMOV03064512143720210608.txt, que se puede ver que es un archivo en texto claro que contiene el detalle de los movimientos a debitar, se generarían los siguientes archivos:

• Archivo DMOV03064512143720210608.log que contiene el resultado del proceso de encriptación
• Archivo DMOV03064512143720210608.key que contiene la clave pública para que el banco desencripte el archivo. Este archivo DEBE ser enviado al banco.
• Archivo DMOV03064512143720210608 (sin extensión), que contiene el detalle de los movimientos a debitar ENCRIPTADOS y que sólo el banco puede desencriptar. Este archivo DEBE ser enviado al banco.

Resultados de la encriptacion: Se marcan los archivos que se deberán enviar al banco

Envío al banco

Como se comentó anteriormente, estos 2 archivos (archivo encriptado y archivo de clave pública) se deberán enviar al banco por correo electrónico, y además se deberá presentar una nota debidamente firmada por las autoridades del club, en la que se solicita procesar los débitos correspondientes al mes X y que consta de Y movimientos por un total de $ Z, donde:

• X es el mes a debitar
• Y es la cantidad de movimientos
• Z es el importe total de los movimientos

La cantidad de movimientos y el importe total, puede ser consultado desde el Listado de Débitos Generados, al que se accede desde el ítem de menú Débitos –> Listado de Débitos Generados.